Para muchas personas, las oficinas de planta abierta son un excelente lugar para trabajar. Según un estudio de Clutch.co, que ofrece investigaciones de mercado basadas en datos, el 77 % de los empleados que trabajan en oficinas de planta abierta están contentos de compartir su espacio.
Sin embargo, el estudio también muestra que el 88 % de los participantes experimentaron desafíos diarios relacionados con distracciones, falta de espacio y ausencia de lugares para hablar en privado. Además, el estudio reveló que uno de los mayores desafíos de las oficinas de planta abierta es el nivel de ruido – probablemente esto no te sorprenda. De hecho, los problemas de ruido en las oficinas de planta abierta ocuparon el primer lugar en el top 6 de desafíos identificados en el estudio:
Los 6 principales desafíos de trabajar en oficinas de planta abierta:
- Distracciones y ruido (48 %)
- Falta de lugares para hablar en privado (48 %)
- Falta de espacio (39 %)
- Falta de equipos y salas (31 %)
- Falta de la posibilidad de personalizar las oficinas (31 %)
- Problemas de seguridad (23 %)
Fuente: Clutch.co
Reflexiones sobre los 6 desafíos
Como habrás notado, “Distracciones y ruido” y “Falta de lugares para hablar en privado” se encuentran entre los dos mayores desafíos para los empleados que trabajan en oficinas de planta abierta.
Muchas oficinas de planta abierta cuentan con salas de reuniones para que los empleados individuales las utilicen en conversaciones privadas y así evitar distraer a otros al hablar dentro del espacio común. Sin embargo, estas salas suelen estar ocupadas para su propósito principal, que es celebrar reuniones. Además, permitir que empleados individuales utilicen las salas de reuniones únicamente para conversaciones privadas suele ser una solución costosa para las empresas, ya que en esos casos el espacio de oficina no se utiliza de manera óptima en relación con su propósito y su coste.
Por lo tanto, es importante que las empresas con oficinas de planta abierta y comunidades de oficina reflexionen sobre sus gastos cuando las salas de reuniones no se utilizan de forma eficiente y conforme a su propósito, y comparen estos costes con la inversión en, por ejemplo, mobiliario que reduzca el ruido y cabinas telefónicas para oficinas.
El futuro está en las oficinas de planta abierta, donde las sinergias entre los empleados son más fáciles de lograr. Por lo tanto, es importante que las empresas realicen las inversiones e iniciativas adecuadas para hacer frente a esos desafíos.
El informe de Clutch.co recomienda que las empresas tomen ciertas medidas relevantes para reducir el ruido en el espacio de oficina. Si el tamaño de la oficina impide que la empresa implemente dichas medidas, como instalar una sala silenciosa o una cabina telefónica, debido a la falta de espacio, dicha empresa debería considerar la posibilidad de encontrar una nueva oficina de planta abierta que le permita llevar a cabo estas acciones necesarias.
Comportamiento en oficinas de planta abierta
Establecer normas de comportamiento puede ayudar a garantizar un entorno de trabajo saludable para todos los empleados que trabajan en una oficina de planta abierta.
Las normas de comportamiento para oficinas de planta abierta son una excelente manera de lograr una reducción orgánica de las distracciones y el ruido. Sin embargo, las empresas también pueden enfrentarse a desafíos al establecer estas normas. Demasiadas reglas podrían terminar limitando el desarrollo libre y creativo que aportan los empleados, y en el peor de los casos, podrían reducir la satisfacción laboral de algunos de ellos.
Al establecer las normas para la oficina de planta abierta, es por tanto una buena idea incluir a todos los empleados con el fin de encontrar los mejores compromisos y reglas con las que todos puedan trabajar.
La empresa danesa Indeklimaportalen ha elaborado una lista de reglas como inspiración y ejemplo para establecer normas de comportamiento:
- Los teléfonos fijos solo pueden sonar una vez y con un volumen bajo.
- Redirige tu teléfono si no puedes atenderlo.
- Los teléfonos móviles deben estar en modo silencioso en todo momento.
- Establece algunas señales que indiquen si estás disponible para hablar o no.
- Haz que sea aceptable comentar sobre el comportamiento en la oficina.
- Ve al café, comedor o pasillo si deseas hablar con un colega. Recuerda cerrar la puerta.
- Baja la voz y colócate cerca de la persona con la que estás hablando.
- Hablar entre compañeros también cuenta como “trabajo real”.
- Siéntate tanto como sea posible cuando hables con tus compañeros.
- Usa auriculares para el teléfono y baja la voz.
- Usa tus auriculares cuando quieras escuchar música y evitar ser molestado.
- Trabaja desde casa cuando quieras evitar cualquier tipo de molestia.
- No hagas preguntas a tus compañeros cuya respuesta puedas encontrar por ti mismo.
- Limita cualquier desplazamiento innecesario por la oficina.
- Come en el comedor para evitar molestar en la oficina.
Fuente: Indeklimaportalen.dk
Reflexiones sobre el comportamiento en oficinas de planta abierta
La mayoría de las normas de comportamiento mencionadas anteriormente son aspectos que la mayoría de las empresas intentan seguir. En este contexto, es importante comprender que las normas de comportamiento pueden ofrecer a los empleados una mayor libertad en su trabajo. Esta libertad proviene de un entorno laboral con menos distracciones, pero también de la posibilidad de proporcionar a los empleados otros espacios para trabajar o permitirles trabajar desde casa cuando deseen pasar un día entero sin interrupciones.
Los desafíos surgen cuando el empleado necesita un lugar tranquilo para trabajar varias veces al día. En estos casos, una cabina telefónica de PhoneAlone representa una inversión perfecta. La cabina permite a cualquier empresa responder a las necesidades dinámicas de concentración de cualquier persona dentro de la oficina.
Al implementar una cabina telefónica PhoneAlone en tu oficina, puedes revisar tus normas de comportamiento, ya que es importante establecer un acuerdo común sobre el uso adecuado de la cabina. Una cabina PhoneAlone está diseñada para llamadas telefónicas y reuniones rápidas en línea durante una jornada laboral ajetreada. Por lo tanto, no es ideal que un solo empleado ocupe la cabina durante todo el día, ya que eso privaría a otros compañeros de la oportunidad de utilizarla.
El uso de la cabina PhoneAlone en tu oficina puede diferir del que se hace en otras oficinas. Lo importante es que todos los empleados acepten sus condiciones de uso y comprendan la diferencia entre una cabina telefónica y una sala de reuniones.
